Sensommaren och hösten är högsäsong för kickoffer. Kollegorna ska samlas, verksamheten ska få ny energi och det ska helst både byggas lag och blickas framåt.
Och sedan kommer kvällen.
Någon beställer in en extra runda. Chefen håller ett tal som blir betydligt mer personligt än planerat. En medarbetare berättar på måndagen att en kollega betett sig olämpligt. Bilder från festen börjar cirkulera. Och plötsligt blev den där trevliga kickoffen en arbetsrättslig fråga.
Det behöver förstås inte bli så. Här är några saker som kan vara värda att tänka på innan ni drar i gång höstens kickoff.
1. Kom ihåg att kickoffen fortfarande har med jobbet att göra
Det är lätt att tänka att arbetsdagen slutar när konferensen är över och middagen börjar. Ur arbetsgivarens perspektiv är gränsen inte alltid lika tydlig.
En aktivitet som arbetsgivaren arrangerar har en tydlig koppling till arbetet även om den äger rum på ett hotell, en restaurang eller en konferensanläggning. Att klockan passerat 17 och slipsen åkt av innebär alltså inte att arbetsgivarens ansvar automatiskt försvinner.
Utgångspunkten bör därför vara enkel: samma respekt för kollegor som på kontoret gäller även på kickoffen.
2. Alkohol är ofta den stora riskfaktorn
Det är sällan grupparbetet om nästa års affärsplan som skapar problemen.
Om alkohol serveras bör arbetsgivaren därför fundera igenom upplägget i förväg. Behöver det verkligen vara fri bar? Finns bra alkoholfria alternativ? Är det tydligt när den arbetsgivarfinansierade delen av kvällen är slut?
Det handlar inte om att förbjuda människor från att ha roligt. Det handlar om att inte bygga ett arrangemang där arbetsgivaren först står för obegränsad alkohol och sedan blir förvånad när omdömet försämras.
3. Chefer är fortfarande chefer efter middagen
En chef kan inte riktigt ta ledigt från sin chefsroll bara för att det är fest.
Det gäller särskilt i situationer där alkohol är inblandad. Det som mellan två vänner kan uppfattas som ett skämt eller en privat diskussion kan få en helt annan innebörd när det finns en beroendeställning mellan personerna.
Chefens uppgift är därför inte att vara kvällens festligaste deltagare. Tvärtom finns det goda skäl att åtminstone någon i ledningen behåller både omdömet och förmågan att hantera situationer som uppstår.
4. Ha noll romantik kring ”det som händer på kickoffen stannar på kickoffen”
Det är en rolig formulering. Som HR-strategi är den mindre lyckad.
Sexuella trakasserier, kränkningar och andra olämpliga beteenden blir inte privata angelägenheter bara för att de sker efter middagen. Om arbetsgivaren får kännedom om uppgifter om trakasserier kan det dessutom uppkomma en skyldighet att agera och utreda vad som har hänt.
Det bästa är därför att förebygga situationen från början och att se till att chefer vet vem de ska kontakta och vad de ska göra om något inträffar.
5. Tänk ett extra varv kring aktiviteterna
Alla älskar inte höghöjdsbanor, improvisationsteater, nakenbad, karaoke eller tävlingar där deltagarna ska avslöja pinsamma saker om sig själva.
Kickoffen ska stärka gruppen, inte testa hur långt människor är beredda att gå för att visa att de är ”en i gänget”.
Fundera därför över om aktiviteten faktiskt passar alla. Finns det möjlighet att avstå utan att behöva förklara varför? Finns fysiska, religiösa, medicinska eller andra personliga skäl som kan göra aktiviteten olämplig för vissa deltagare?
En bra tumregel är att ingen ska behöva välja mellan sin personliga integritet och att framstå som en lagspelare.
6. Bestäm vem som har ansvar innan något händer
Det är betydligt enklare att bestämma detta på onsdagen före kickoffen än klockan 00.47 på lördagsnatten.
Vem ansvarar för arrangemanget? Vem kan en medarbetare vända sig till om något händer? Vad gör ni om någon blir väldigt berusad? Vem ser till att personen kommer hem eller till sitt hotellrum på ett säkert sätt? Och vem tar emot information om någon upplever sig ha blivit utsatt?
Det behöver inte upprättas en 40-sidig kickoffpolicy. Men någon bör ha tänkt tanken innan situationen uppstår.
7. Var försiktig med bilder och sociala medier
Den fantastiska bilden klockan 23.30 kanske inte känns lika fantastisk klockan 08.30 nästa morgon.
Undvik därför en kultur där medarbetare förväntas förekomma på företagets sociala medier bara för att de deltar på en kickoff. Var också försiktig med att publicera bilder där alkohol, berusning eller situationer som kan uppfattas som utlämnande förekommer.
Fråga hellre en gång för mycket innan ni publicerar.
8. Om något ändå händer – hantera det direkt
Även den bäst planerade kickoffen kan gå fel.
Om en medarbetare berättar om trakasserier, kränkningar, hot, våld eller något annat allvarligt bör frågan inte sopas undan med hänvisning till att ”alla hade druckit”.
Ta reda på vad som har hänt, dokumentera uppgifterna och bedöm vilka åtgärder som behöver vidtas. I allvarligare situationer kan arbetsgivaren behöva hantera både arbetsmiljörättsliga, diskrimineringsrättsliga och arbetsrättsliga frågor.
Och framför allt: vänta inte tre veckor och hoppas att problemet försvinner av sig självt.
Den korta checklistan inför kickoffen
- Bestäm vem som ansvarar för arrangemanget.
- Tänk igenom alkoholserveringen.
- Se till att alkoholfria alternativ är lika självklara som alkohol.
- Välj aktiviteter som människor faktiskt kan avstå från.
- Påminn chefer om att de fortfarande representerar arbetsgivaren.
- Bestäm vem medarbetare kan vända sig till om något händer.
- Ha en plan för hur incidenter ska hanteras och dokumenteras.
- Var återhållsam med bilder och publicering i sociala medier.
- Se till att alla kan ta sig hem eller till boendet på ett tryggt sätt.
En lyckad kickoff ska skapa minnen – men helst av rätt anledning
En bra kickoff behöver inte vara stel, alkoholfri eller fylld av regler. Tvärtom kan den vara både sen, rolig och minnesvärd.
Men arbetsgivaren tjänar på att skapa ramarna innan festen börjar. Lite planering kring alkohol, aktiviteter, ansvar och hur eventuella incidenter ska hanteras kan vara skillnaden mellan en kickoff som stärker företagskulturen och en kickoff som HR-avdelningen får ägna resten av september åt.
Målet är trots allt att medarbetarna på måndagen ska prata om hur bra kickoffen var.
Inte om vem som behöver ringa arbetsrättsjuristen.