Föreläsning om GDPR på Asymetrica i Kista

Bild Svante

Fredag 27 april 2018

På måndagen höll Svante Lindbäck från Klarspråk en föreläsning om GDPR på Asymetrica i Kista.

Syftet med föreläsningen var att ge de närvarande företagarna en överblick på hur den nya dataskyddsförordningen (GDPR) kommer att inverka på deras sätt att hantera personuppgifter.

GDPR är en ny förordning som EU har beslutat om och den kommer att träda i kraft den 25:e maj 2018. GDPR kommer i Sverige att ersätta personuppgiftslagen (PUL). Reglerna i GDPR rörande hantering av personuppgifter kommer att vara strängare och mer långtgående än de i PUL. Detta innebär att företag, myndigheter och organisationer kommer att behöva införa nya rutiner för hur de ska hantera personuppgifter. Brister i hanteringen av personuppgifter kan komma att medföra omfattande straffavgifter.

Önskar ni hjälp med att se över ert företags eller er organisations rutiner och få hjälp med att anpassa dem efter GDPR så är ni varmt välkomna att kontakta oss på Klarspråk.

 

 

Kurs i konsulträtt hos Landskapslaget

Onsdag 20 september 2017

På onsdagen hade Klarspråk genom Svante Lindbäck kurs för arkitekterna på Landskapslaget.

Kursen fokuserade på konsulträtt och standardavtalet i branschen ABK 09.

Är ditt företag intresserad av att få bättre insikt i konsulträtt och kanske även uppdatera era avtal så hör gärna av er till oss på Klarspråk.

Konsten att kommunicera krav till anställda

Torsdag 24 november 2016

Svårigheten att kommunicera vad du som chef har för krav på dina anställda varierar självfallet beroende på typen av krav och på till vilken anställd som kraven riktas till. Nedan går jag igenom några generella saker att tänka på.

Vad ska kommuniceras?

Det första du som chef måste vara trygg med är vad som ska kommuniceras. Det kan handla om en generell skärpning av de resultat som förväntas av de anställda eller så kan det handla om krav ensidigt riktat mot en arbetstagare som inte presterar enligt förväntan. Detta blogginlägg handlar om den senare kategorin.

När du som chef har bestämt dig för att det finns behov att kommunicera de krav som förväntas till en arbetstagare som inte presterar enligt förväntan bör du först själv tänka igenom följande:

  1. Vilka krav har ni som arbetsgivare på era anställda?
  2. Har dessa krav kommunicerats tidigare och på vilket sätt?

Är kraven otydliga och har de inte kommunicerats ut tidigare till era anställda på ett tydligt sätt kan det vara idé att först göra detta innan enskilda möten tas.

När ovan är gjort och ingen förändring har skett bör du som chef gå vidare och ställa dig följande frågor:

  1. Vilka krav lever inte arbetstagaren upp till?
  2. Hur kan du hjälpa arbetstagaren att leva upp till kraven?

Hur kommunicerar du?

Processen innehåller typiskt sätt tre kommunikationstillfällen, det första är när du kallar till möte, det andra är när du har mötet och det tredje är uppföljning av mötet.

  1. Kalla till möte

Givet är att du som chef inte bör berätta för arbetstagaren vad mötet kommer att handla om utan att det är något som kommuniceras bäst på själva mötet. En arbetstagare som utan skäl blir kallad till ett möte med sin chef kommer ofrånkomligen att bygga upp en oro inför mötet varför det alltid är bäst att inte kalla till något möte överhuvudtaget utan istället ta in arbetstagaren på ett möte i farten. Undvik även att ta in någon mer representant från arbetsgivarsidan på mötet då det lätt skapar en onödig numerär underlägsen ställning hos arbetstagaren.

  1. Mötet

Inled gärna mötet med att gå direkt gå på sak. Vid vissa möten passar det att börja med att prata om väder och vind men risken är att du som chef endast kommer att uppfattas som osäker och flummig och att arbetstagaren kommer hinna stressa upp sig istället för att bli lugn. Det här är heller inte mötet då du också ska passa på att berömma din arbetstagare för de saker som hen faktiskt gör bra utan fokus ska vara på vilka krav som arbetstagaren inte lever upp till, reflektion från arbetstagaren över vad denne kan ändra på och hur du som chef kan hjälpa arbetstagaren att uppnå de krav som ställs, inget annat.

En bra inledning kan vara:

–          Jag har valt att ha det här mötet med dig idag för att berätta att jag upplever att du inte når upp till de krav som vi ställer på dig.

–          De krav jag upplever att du inte når upp till är följande:

–          T ex du lämnar inte in dina rapporter i tid och dina försäljningssiffror är för låga.

Varefter du lämnar arbetstagaren utrymme att kommentera ovan.

Typiskt sätt kommer arbetstagaren att ta till sig av det påpekade eller förneka det genom att exempelvis skylla på yttre omständigheter som den inte kan påverka.

Tar arbetstagaren till sig av det bör du berömma arbetstagaren för sin självinsikt och boka ett uppföljningsmöte för att stämma av att förändring skett. Viktigt är att arbetstagaren utifrån de krav som ställs ska hinna vissa på förändrade resultat innan uppföljningsmötet sker.

Tar arbetstagaren inte till sig av det och kan den inte se hur den ens med din hjälp kan uppnå kraven är det ingen idé att du bokar in ett uppföljningsmöte utan då bör du som chef överväga åtgärder som varning och att ta en kontakt med eventuellt fackförbund för vidare möten.  Rekommendationen är att redan i detta steg ta kontakt med en jurist.

  1. Uppföljningsmöte

På uppföljningsmötet stäms det av huruvida förändringar har kommit tillstånd. Har stora förändringar skett är det tveksamt om nytt uppföljningsmöte behövs, har endast mindre förändringar skett behövs ett uppföljningsmöte och har inga förändringar alls kommit tillstånd bör du som chef överväga åtgärder som varning och att ta en kontakt med eventuellt fackförbund för vidare möten. Rekommendationen är att redan i detta steg ta kontakt med en jurist.

Har inte förändring skett bör du upprätta en handlingsplan. Mer om hur du upprättar en handlingsplan kommer jag att gå igenom i kommande blogginlägg.

Så varnar du

Tisdag 14 juni 2016

Vad ska kommuniceras?

När du som chef har bestämt dig för att varna en medarbetare är det viktigt att komma ihåg att det du ska förmedla också måste förstås av arbetstagaren. I en typisk situation ska följande tre saker kommuniceras:

  1. Hur arbetstagaren missköter sin tjänst
  2. Hur arbetstagaren ska sluta missköta sig och hur du som arbetsgivare kan hjälpa din arbetstagare att sluta att missköta sig.
  3. Att det är allvar, det vill säga att arbetstagaren förstår att om misskötsamheten inte upphör riskerar arbetstagaren att bli uppsagd.

Lyckas du få fram de tre punkterna på ett bra och tydligt sätt har du förenklat sett att förvänta dig antingen en arbetstagare som börjar sköta sig eller i sämsta fall ett bra underlag för en framtida uppsägning.

Hur gör du?

Processen innehåller typiskt sätt tre kommunikationstillfällen, det första är när du kallar till möte, det andra är när du har mötet och det tredje är den skriftliga varningen.

  1. Kalla till möte

Givet är att du som chef inte bör berätta för arbetstagaren vad mötet kommer att handla om utan att det är något som kommuniceras bäst på själva mötet. En arbetstagare som utan skäl blir kallad till ett möte med sin chef kommer ofrånkomligen att bygga upp en oro inför mötet varför det alltid är bäst att inte kalla till något möte överhuvudtaget utan istället ta in arbetstagaren på ett möte i farten. Undvik även att ta in någon mer representant från arbetsgivarsidan på mötet då det lätt skapar en onödig underlägsen ställning hos arbetstagaren. En del arbetsgivare tar med sig en ytterligare representant på mötet för att senare kunna bevisas vad som sagts, sådan bevisning är oftast föga värd och förstör mer än vad den hjälper.

  1. Mötet

Inled gärna mötet med att direkt gå på sak. Vid vissa möten passar det att börja med att prata om väder och vind men risken är att du som chef endast kommer att uppfattas som osäker och flummig och att arbetstagaren kommer hinna stressa upp sig istället för att bli lugn. Det här är heller inte mötet då du också ska passa på att berömma din arbetstagare för de saker som hen faktiskt gör bra utan fokus ska vara på de tre ovan nämnda sakerna, inget annat.

En bra inledning kan vara:

–          Jag har valt att ha det här mötet med dig idag för att berätta att jag upplever att du missköter vissa av dina arbetsuppgifter.

–          De arbetsuppgifter jag upplever att du missköter är följande:

–          Du kommer inte i tid, du lämnar inte in dina rapporter och dina försäljningssiffror är för låga.

Varefter du lämnar arbetstagaren utrymme att kommentera ovan.

Typiskt sätt kommer arbetstagaren att ta till sig av det påpekade eller förneka det genom att exempelvis skylla på yttre omständigheter som den inte kan påverka.

Tar arbetstagaren till sig av det bör du berömma arbetstagaren för sin självinsikt men även dela ut den skriftliga varningen (steg 3). Det är lätt att glömma/strunta i det när arbetstagaren visar förståelse för kritiken men en arbetstagare som missköt sig tillräckligt för att få en varning behöver också en tydlig markering genom att även få varningen skriftligt. Ges den inte skriftligt kan det för arbetstagaren bara efter några dagar vara som ingenting har hänt och med det fortsatt misskötsamhet.

För en arbetstagare som visar förståelse för varningen finns även all anledning till att upprätta en handlingsplan som du stämmer av kontinuerligt med din arbetstagare tills att du upplever att det fungerar utan den. Mer om hur du upprättar en handlingsplan i kommande blogginlägg.

Förnekar arbetstagaren istället misskötsamheten och som ofta skyller på yttre omständigheter till att det har blivit som det blivit bör du givetvis pröva det som sägs men även fråga arbetstagaren om hen inte på något sätt kunnat göra något annorlunda själv för att komma tillrätta med den misskötsamhet som du som chef upplever. Får du fortfarande ett nekande svar finns det ingen anledning att fortsätta samtalet utan då går du över till steg tre och delar ut den skriftliga varningen.

  1. Den skriftliga varningen

Viktigt är att du innan mötet med arbetstagaren har upprättat varningen och ser till att få med följande två punkter:

  1. På vilket sätt arbetstagaren inte utför sina arbetsuppgifter. För att varningen ska få effekt är det viktigt att kritiken inte bara är allmän t ex ”skriver ofullständiga rapporter” utan att det står på vilket sätt rapporterna är ofullständiga. För om arbetstagaren inte har förstått vad för fel som åsyftas är det svårt för arbetstagaren att få chansen att förbättra sig och då kan arbetsgivaren knappast hoppas på en förbättring eller tro sig kunna använda varningen som en del i ett framtida uppsägningsunderlag.
  1. Att om förbättring inte sker riskerar arbetstagaren att bli uppsagd.

För att både det muntliga och det skriftliga budskapet ska komma fram på ett så klart och tydligt sätt som möjligt är det viktigt att det framkommer från arbetsgivaren vad du som chef har observerat och vad du önskar av arbetstagaren. Viktigt är att du försöker hålla dig så saklig som möjligt och att du undviker kommunikation som blockerar kontakten.

Typexempel på kommunikation som blockerar är:

Statiska generaliseringar: såsom etiketter, moralistiska bedömningar, tolkningar, diagnoser vilka leder lätt fram till missförstånd och motstånd. Ex.” du stör andra i deras arbet”,” du är manipulativ”, ”du är en översittare mot dina arbetskamrater”, ”du uppträder nervöst inför kunder” det nämnda kan stimulera motstånd och en önskan om att försvara sig.

Mer tips om hur du som chef kommunicerar med en arbetstagare på ett bra sätt för att få hen att utföra sitt arbete på ett bra sätt kommer i följande blogginlägg.

Biljettkontrollanter behandlade som boskap

Tisdag 19 augusti 2014

Securitas i blåsväder igen

Securitas har sedan 2010 fått sköta bilettkontrollerna av tunnelbanan och pendeltåg. Detta uppdrag från SL innebar bland annat att Securitas övertog samtliga anställda biljettkontrollanter som tidigare varit anställda hos SL samt att Securitas skulle debitera SL för varje kontrollerad biljett. Biljettkontrollerna och övertagandet av personal blev inte riktigt vad Securitas förväntat sig. De övertagna anställda hade fortfarande en stor lojalitet mot SL. Kontrollanternas chefer på Securitas bad dem att skriva upp mer kontroller än de utfört så att Securitas skulle kunna få ut mer pengar från uppdragsgivaren SL. Kontrollanterna vägrade och gick till media istället. Senare blev dessa biljettkontrollanter uppsagda av Securitas med en tvist om felaktig uppsägning som följd i Stockholms tingsrätt, parterna förliktes mot en ersättning på 1 750 000.

Från och med 2013 förlorade Securitas uppdraget om att kontrollera biljetterna och denna gång vann ISS. Nu krävde dock inte SL att ISS behövde överta några anställda från Securitas varför biljettkontrollanterna fick söka anställning hos ISS. Ett anställningsförfarande där de skulle komma att uppleva sig bli behandlade som boskap och behöva söka domstolens hjälp.

Då i princip alla anställda biljettkontrollanter hos Securitas var intresserade av att få ha kvar sitt jobb sökte de till ISS med vanliga personliga referenser. När ISS fick in ansökningshandlingarna kontaktade de Securitas personalansvarige för att diskutera hur referenstagningen kunde ske på smidigast möjliga sätt. Securitas och ISS kom då överens om att personalansvarige skulle ge referenser till ISS på alla sökanden från Securitas oavsett vem de uppgivit som referens på Securitas, eller om de överhuvudtaget uppgivit någon som referens på Securitas. Om det var på grund av att sättet kändes smidigt eller om det var för att ISS ville få chansen att få ut mer osminkade referenser från Securitas var det i vilket fall som helst inte en hantering som jag trodde att moderna företag använde sig av i ett land som tillämpar FNs regler om mänskliga rättigheter.

Att kunna välja vem man ger som referens tillhör de verktyg som en arbetstagare helt självständigt måste få ha rätten att få styra över och inget som en arbetsgivare ska kunna lägga sig i. Alla som har varit ute på arbetsmarknaden vet att man inte är ”bästa kompis” med alla varför man måste ha rätt att få välja vem man vill ska få berätta om högst personliga saker som sjukfrånvaro, föräldraledighet eller om ens arbetsprestationer för en ny potentiell arbetsgivare. Denna rättighet fick inte dessa anställda. Istället lämnades deras referens av den personalchef som de tidigare haft en facklig infekterade tvist med. En referens som ledde till att endast en minioritet av dessa anställda fick anställning hos ISS och ingen av de som varit mest aktiva i den tidigare konflikten. Ddet går att läsa om tidigare konflikt här, http://www.svd.se/nyheter/inrikes/kontrollanter-stammer-securitas_6722973.svd

Åtta av dessa biljettkontrollanter kom till mig för att söka hjälp då de inte trodde att vårt svenska system skulle tolerera den behandling som de blivit utsatta för av Securitas och ISS. Eftersom tidsfristerna för att gå till domstol för felaktig uppsägning hade gått ut var det enda alternativet att begära skadestånd av ISS eller Securitas. Valet blev Securitas då det trots allt var de som utan godkännande lämnade ut de personliga uppgifterna till ISS. Det skulle bli svårt att lyckas övertyga en domstol om att det som de blivit utsatta för även var den avgörande anledningen till att de inte fick anställning hos ISS. Då en privat arbetsgivare inte behöver motivera sina rekryteringar hade ISS i stort sett kunnat uppge vilken annan anledning som helst till vad det avgörandet skälet var till att de inte blev anställda. Då vi upplevde det som för svårt att lyckas bevisa att deras skada var att de inte fick en anställning hos ISS återstod endast att driva en talan i domstol om något som de bevisligen gjort nämligen att utan godkännande lämna ut känsliga personuppgifter till ISS.

Nivån på skadeståndet efter en överenskommelse i domstolen blev dock inte högre än 10 000 kr var vilket beror på att svensk skadeståndsrätt inte värderar kränkningar av dessa slag högt. Jag och de anställda har dock svårt att se det på något annat sätt som att de endast blev ersatta med 10 000 kr för att de ett felaktigt sätt förlorat sina jobb oavsett hur deras ärende passar in eller inte i vårt juridiska system.

Jag är dock mycket glad över att det finns hjältar som dessa sju kontrollanter som vågar driva ärenden av det här slaget trots risker och att ersättningsnivåerna är skrämmande låga, för det är också ett sätt att få till en förändring i vårt samhälle även om lagstiftningen också borde ses över.