Konsten att kommunicera krav till anställda

Torsdag 24 november 2016

Svårigheten att kommunicera vad du som chef har för krav på dina anställda varierar självfallet beroende på typen av krav och på till vilken anställd som kraven riktas till. Nedan går jag igenom några generella saker att tänka på.

Vad ska kommuniceras?

Det första du som chef måste vara trygg med är vad som ska kommuniceras. Det kan handla om en generell skärpning av de resultat som förväntas av de anställda eller så kan det handla om krav ensidigt riktat mot en arbetstagare som inte presterar enligt förväntan. Detta blogginlägg handlar om den senare kategorin.

När du som chef har bestämt dig för att det finns behov att kommunicera de krav som förväntas till en arbetstagare som inte presterar enligt förväntan bör du först själv tänka igenom följande:

1. Vilka krav har ni som arbetsgivare på era anställda?
2. Har dessa krav kommunicerats tidigare och på vilket sätt?

Är kraven otydliga och har de inte kommunicerats ut tidigare till era anställda på ett tydligt sätt kan det vara idé att först göra detta innan enskilda möten tas.

När ovan är gjort och ingen förändring har skett bör du som chef gå vidare och ställa dig följande frågor:

1. Vilka krav lever inte arbetstagaren upp till?
2. Hur kan du hjälpa arbetstagaren att leva upp till kraven?

Hur kommunicerar du?

Processen innehåller typiskt sätt tre kommunikationstillfällen, det första är när du kallar till möte, det andra är när du har mötet och det tredje är uppföljning av mötet.

1. Kalla till möte

Givet är att du som chef inte bör berätta för arbetstagaren vad mötet kommer att handla om utan att det är något som kommuniceras bäst på själva mötet. En arbetstagare som utan skäl blir kallad till ett möte med sin chef kommer ofrånkomligen att bygga upp en oro inför mötet varför det alltid är bäst att inte kalla till något möte överhuvudtaget utan istället ta in arbetstagaren på ett möte i farten. Undvik även att ta in någon mer representant från arbetsgivarsidan på mötet då det lätt skapar en onödig numerär underlägsen ställning hos arbetstagaren.

1. Mötet

Inled gärna mötet med att gå direkt gå på sak. Vid vissa möten passar det att börja med att prata om väder och vind men risken är att du som chef endast kommer att uppfattas som osäker och flummig och att arbetstagaren kommer hinna stressa upp sig istället för att bli lugn. Det här är heller inte mötet då du också ska passa på att berömma din arbetstagare för de saker som hen faktiskt gör bra utan fokus ska vara på vilka krav som arbetstagaren inte lever upp till, reflektion från arbetstagaren över vad denne kan ändra på och hur du som chef kan hjälpa arbetstagaren att uppnå de krav som ställs, inget annat.

En bra inledning kan vara:

–          Jag har valt att ha det här mötet med dig idag för att berätta att jag upplever att du inte når upp till de krav som vi ställer på dig.

–          De krav jag upplever att du inte når upp till är följande:

–          T ex du lämnar inte in dina rapporter i tid och dina försäljningssiffror är för låga.

Varefter du lämnar arbetstagaren utrymme att kommentera ovan.

Typiskt sätt kommer arbetstagaren att ta till sig av det påpekade eller förneka det genom att exempelvis skylla på yttre omständigheter som den inte kan påverka.

Tar arbetstagaren till sig av det bör du berömma arbetstagaren för sin självinsikt och boka ett uppföljningsmöte för att stämma av att förändring skett. Viktigt är att arbetstagaren utifrån de krav som ställs ska hinna vissa på förändrade resultat innan uppföljningsmötet sker.

Tar arbetstagaren inte till sig av det och kan den inte se hur den ens med din hjälp kan uppnå kraven är det ingen idé att du bokar in ett uppföljningsmöte utan då bör du som chef överväga åtgärder som varning och att ta en kontakt med eventuellt fackförbund för vidare möten.  Rekommendationen är att redan i detta steg ta kontakt med en jurist.

1. Uppföljningsmöte

På uppföljningsmötet stäms det av huruvida förändringar har kommit tillstånd. Har stora förändringar skett är det tveksamt om nytt uppföljningsmöte behövs, har endast mindre förändringar skett behövs ett uppföljningsmöte och har inga förändringar alls kommit tillstånd bör du som chef överväga åtgärder som varning och att ta en kontakt med eventuellt fackförbund för vidare möten. Rekommendationen är att redan i detta steg ta kontakt med en jurist.

Har inte förändring skett bör du upprätta en handlingsplan. Mer om hur du upprättar en handlingsplan kommer jag att gå igenom i kommande blogginlägg.