Så varnar du

Tisdag 14 juni 2016

Vad ska kommuniceras?

När du som chef har bestämt dig för att varna en medarbetare är det viktigt att komma ihåg att det du ska förmedla också måste förstås av arbetstagaren. I en typisk situation ska följande tre saker kommuniceras:

  1. Hur arbetstagaren missköter sin tjänst
  2. Hur arbetstagaren ska sluta missköta sig och hur du som arbetsgivare kan hjälpa din arbetstagare att sluta att missköta sig.
  3. Att det är allvar, det vill säga att arbetstagaren förstår att om misskötsamheten inte upphör riskerar arbetstagaren att bli uppsagd.

Lyckas du få fram de tre punkterna på ett bra och tydligt sätt har du förenklat sett att förvänta dig antingen en arbetstagare som börjar sköta sig eller i sämsta fall ett bra underlag för en framtida uppsägning.

Hur gör du?

Processen innehåller typiskt sätt tre kommunikationstillfällen, det första är när du kallar till möte, det andra är när du har mötet och det tredje är den skriftliga varningen.

  1. Kalla till möte

Givet är att du som chef inte bör berätta för arbetstagaren vad mötet kommer att handla om utan att det är något som kommuniceras bäst på själva mötet. En arbetstagare som utan skäl blir kallad till ett möte med sin chef kommer ofrånkomligen att bygga upp en oro inför mötet varför det alltid är bäst att inte kalla till något möte överhuvudtaget utan istället ta in arbetstagaren på ett möte i farten. Undvik även att ta in någon mer representant från arbetsgivarsidan på mötet då det lätt skapar en onödig underlägsen ställning hos arbetstagaren. En del arbetsgivare tar med sig en ytterligare representant på mötet för att senare kunna bevisas vad som sagts, sådan bevisning är oftast föga värd och förstör mer än vad den hjälper.

  1. Mötet

Inled gärna mötet med att direkt gå på sak. Vid vissa möten passar det att börja med att prata om väder och vind men risken är att du som chef endast kommer att uppfattas som osäker och flummig och att arbetstagaren kommer hinna stressa upp sig istället för att bli lugn. Det här är heller inte mötet då du också ska passa på att berömma din arbetstagare för de saker som hen faktiskt gör bra utan fokus ska vara på de tre ovan nämnda sakerna, inget annat.

En bra inledning kan vara:

–          Jag har valt att ha det här mötet med dig idag för att berätta att jag upplever att du missköter vissa av dina arbetsuppgifter.

–          De arbetsuppgifter jag upplever att du missköter är följande:

–          Du kommer inte i tid, du lämnar inte in dina rapporter och dina försäljningssiffror är för låga.

Varefter du lämnar arbetstagaren utrymme att kommentera ovan.

Typiskt sätt kommer arbetstagaren att ta till sig av det påpekade eller förneka det genom att exempelvis skylla på yttre omständigheter som den inte kan påverka.

Tar arbetstagaren till sig av det bör du berömma arbetstagaren för sin självinsikt men även dela ut den skriftliga varningen (steg 3). Det är lätt att glömma/strunta i det när arbetstagaren visar förståelse för kritiken men en arbetstagare som missköt sig tillräckligt för att få en varning behöver också en tydlig markering genom att även få varningen skriftligt. Ges den inte skriftligt kan det för arbetstagaren bara efter några dagar vara som ingenting har hänt och med det fortsatt misskötsamhet.

För en arbetstagare som visar förståelse för varningen finns även all anledning till att upprätta en handlingsplan som du stämmer av kontinuerligt med din arbetstagare tills att du upplever att det fungerar utan den. Mer om hur du upprättar en handlingsplan i kommande blogginlägg.

Förnekar arbetstagaren istället misskötsamheten och som ofta skyller på yttre omständigheter till att det har blivit som det blivit bör du givetvis pröva det som sägs men även fråga arbetstagaren om hen inte på något sätt kunnat göra något annorlunda själv för att komma tillrätta med den misskötsamhet som du som chef upplever. Får du fortfarande ett nekande svar finns det ingen anledning att fortsätta samtalet utan då går du över till steg tre och delar ut den skriftliga varningen.

  1. Den skriftliga varningen

Viktigt är att du innan mötet med arbetstagaren har upprättat varningen och ser till att få med följande två punkter:

  1. På vilket sätt arbetstagaren inte utför sina arbetsuppgifter. För att varningen ska få effekt är det viktigt att kritiken inte bara är allmän t ex ”skriver ofullständiga rapporter” utan att det står på vilket sätt rapporterna är ofullständiga. För om arbetstagaren inte har förstått vad för fel som åsyftas är det svårt för arbetstagaren att få chansen att förbättra sig och då kan arbetsgivaren knappast hoppas på en förbättring eller tro sig kunna använda varningen som en del i ett framtida uppsägningsunderlag.
  1. Att om förbättring inte sker riskerar arbetstagaren att bli uppsagd.

För att både det muntliga och det skriftliga budskapet ska komma fram på ett så klart och tydligt sätt som möjligt är det viktigt att det framkommer från arbetsgivaren vad du som chef har observerat och vad du önskar av arbetstagaren. Viktigt är att du försöker hålla dig så saklig som möjligt och att du undviker kommunikation som blockerar kontakten.

Typexempel på kommunikation som blockerar är:

Statiska generaliseringar: såsom etiketter, moralistiska bedömningar, tolkningar, diagnoser vilka leder lätt fram till missförstånd och motstånd. Ex.” du stör andra i deras arbet”,” du är manipulativ”, ”du är en översittare mot dina arbetskamrater”, ”du uppträder nervöst inför kunder” det nämnda kan stimulera motstånd och en önskan om att försvara sig.

Mer tips om hur du som chef kommunicerar med en arbetstagare på ett bra sätt för att få hen att utföra sitt arbete på ett bra sätt kommer i följande blogginlägg.