När en tillsvidareanställd börjar missköta sig måste arbetsgivaren agera strukturerat och rättssäkert. Nyckeln är att skilja mellan misskötsamhet (personliga skäl) och arbetsbrist/sjukdom, dokumentera allt, ge tydliga chanser till bättring, utreda omplacering och följa formkrav och förhandlingsskyldighet innan beslut om uppsägning eller avskedande.
Rättslig ram i korthet
● Anställningsskydd: Uppsägning av tillsvidareanställning får bara ske på sakliga skäl. Misskötsamhet kan utgöra personliga skäl om beteendet är allvarligt, fortgående och påverkar verksamheten.
● Omplaceringsskyldighet: Innan uppsägning på grund av personliga skäl ska arbetsgivaren pröva omplacering som faktiskt kan lösa problemet.
● Rehab och arbetsmiljö: Om beteendet kan hänga samman med ohälsa eller arbetsmiljöfaktorer måste rehab- och arbetsmiljöåtgärder utredas och genomföras.
● Kollektivavtal: Gällande avtal kan innehålla särskilda regler om varsel, förhandling, tidsfrister och ordningsregler (t.ex. varningsförfarande). Följ alltid avtalet.
● MBL-förhandling: Innan uppsägning eller avskedande ska berörd arbetstagarorganisation underrättas och förhandling hållas där så krävs.
Steg-för-steg: Så agerar du rätt
1) Identifiera och avgränsa problemet
● Beskriv konkret vilka handlingar som är misskötsamhet (t.ex. olovlig frånvaro, vägran följa instruktioner, bristande prestation, illojalt beteende, trakasserier).
● Skilj noga på beteende/attityd och sjukdom/rehab. Sjukdom är normalt inte sakligt skäl för uppsägning.
2) Utred orsaker och hör båda sidor
● Håll ett strukturerat samtal med medarbetaren: vad har hänt, varför, vilka hinder finns?
● Kontrollera om arbetsmiljöproblem, diskrimineringsrisker eller ohälsa kan vara bakomliggande.
● Involvera HR, chefens chef och vid behov företagshälsovård.
3) Dokumentera tidigt och löpande
● Skriv minnesanteckningar efter varje incident och möte (datum, plats, vad som sagts, vilka konsekvenser).
● Samla underlag (schema, mejl, vittnesuppgifter, rapporter).
4) Ge tydliga instruktioner och stöd
● Förtydliga arbetsuppgifter, mål, tidsramar och kvalitetskrav.
● Erbjud rimliga stödåtgärder: introduktion, utbildning, coachning, hjälpmedel.
5) Skriftlig tillrättavisning (varning)
● Om misskötsamheten kvarstår, ge en skriftlig varning som:
– beskriver beteendet,
– anger vilka regler som brutits,
– hur misskötsamheten har skadat arbetsgivaren,
– visar vilka konsekvenser fortsatt misskötsamhet får (uppsägning),
– sätter en tidsatt plan för bättring och uppföljning.
● Säkerställ att medarbetaren förstått innehållet och fått möjlighet att bemöta.
6) Följ upp – mät bättring
● Håll uppföljningsmöten enligt plan.
● Jämför mot mätbara krav (frånvaro, leveranser, beteendekrav).
● Justera stödåtgärder vid behov – och dokumentera.
7) Omplaceringsutredning
● Pröva om medarbetaren kan omplaceras till en ledig tjänst där misskötsamheten inte kvarstår eller kan hanteras.
● Dokumentera urvalet av lediga roller, kvalifikationsbedömning och skälen för erbjudande/avslag.
8) Förhandling/underrättelse
● Underrätta berörd arbetstagarorganisation och medarbetaren i god tid innan beslut om uppsägning.
● Genomför förhandling enligt MBL och tillämpligt kollektivavtal.
9) Uppsägning eller avskedande
● Uppsägning (personliga skäl): Används vid fortgående eller allvarlig misskötsamhet där varning och stöd inte lett till bättring, och omplacering inte löser situationen. Följ formkrav för skriftligt besked och uppsägningstid.
● Avskedande: Endast vid mycket grov misskötsamhet (t.ex. stöld, våld, grovt illojalt agerande). Hög beviskrav och strikta formkrav; rådgör alltid med HR/jurist.
Dokumentationskrav – vad bör finnas i akten
● Händelselista med datum och beskrivning.
● Kopior av mejl, rapporter, tillbudsnoteringar.
● Mötesanteckningar och beslut om stödåtgärder.
● Varningsbrev och mottagningskvitto.
● Omplaceringsutredning (lista över prövade tjänster, kvalifikationsbedömning, erbjudanden).
● Underlag från företagshälsovård (om relevant).
Mini-mall: Skriftlig varning
● Rubrik: Skriftlig tillrättavisning
● Bakgrund: Kort beskrivning av vad som hänt (datum, plats, händelse).
● Regelbrott: Vilka rutiner/uppförandekrav som brutits.
● Krav: Vad som krävs framåt – konkret och mätbart.
● Stöd: Vilket stöd arbetsgivaren erbjuder.
● Tidsram: Frist för bättring och datum för uppföljning.
● Konsekvens: Att fortsatt misskötsamhet kan leda till uppsägning.
● Underskrifter: Chef/HR, bekräftelse på att medarbetaren tagit del av varningen.
Vanliga misstag och hur du undviker dem
● Otydliga krav: Sätt mätbara mål.
● Ingen varning: Påtala och ge chans till bättring innan uppsägning.
● Ingen omplaceringsutredning: Pröva seriöst och dokumentera.
● Bristande rehab: Utred ohälsa innan du bedömer misskötsamhet.
● Hopp över förhandling: Följ MBL/kollektivavtalets ordning.
Praktiska råd
● Involvera HR tidigt och säkerställ intern samordning.
● Håll en respektfull och icke-dömande ton – det är både rättsligt klokt och verksamhetsmässigt effektivt.
● Ta juridisk rådgivning innan uppsägning/avskedande.
Frågor & svar
● Måste man alltid ge varning? Nej, vid mycket grova förseelser kan avskedande bli aktuellt direkt, men det kräver stark bevisning och noggrann prövning.
● Räcker en enda händelse? I normalfallet krävs att misskötsamheten är fortgående eller mycket allvarlig.
● Kan man säga upp vid sjukdom? Sjukdom i sig är inte sakligt skäl. Arbetsgivaren måste först uppfylla rehab- och anpassningsskyldigheten.
Vi hjälper er gärna er vidare. Ni är varmt välkomna att kontakta oss!